De kracht van Power BI
Alle data op één plek
Sinds 1,5 jaar werken we bij VAEX The Truck Traders en BUFFL met Power BI: de business analytics-tool van Microsoft waarmee we gegevens kunnen visualiseren, analyseren en delen via interactieve dashboards en rapportages. Financieel controller Steffy van Erp verdiepte zich in de mogelijkheden van deze applicatie, en deelt haar ervaringen en adviezen.
Hoe het begon
“Eerder gebruikten we Navision -het huidige Business Central- als ERP- en boekhoudpakket. Maar daarvan leken een aantal functionaliteiten na een update te vervallen. Daarom stapten we over op Power BI: een softwaresysteem dat via koppelingen informatie kan bundelen vanuit diverse databronnen. Mits de relaties tussen de verschillende systemen correct gelegd zijn. Het werkt als een luxe Excel, maar dan een stuk slimmer. Ik bouw één keer het gewenste rapport op basis van informatie uit de databronnen. En die informatie wordt vernieuwd op ingeplande vernieuwingsmomenten. Zo hoef je maar een keer iets te bouwen. Makkelijk en snel!”
Zo gebruiken we het
“We gebruiken Power BI voor BUFFL en VTT. Bij BUFFL geeft de tool inzicht via een koppeling met ERP-systeem Pinewood. In Pinewood zit een enorme hoeveelheid data, maar Power BI helpt om de juiste informatie zichtbaar te maken, zoals de omzet per afdeling, of per type order. Bij VAEX The Truck Traders is Power BI gekoppeld aan STERC -onze truckdatabase- en de boekhouding. Dat maakt bijvoorbeeld het rapporteren van maandcijfers een stuk makkelijker. Het rapport bouw ik één keer op en daarna is het een kwestie van vernieuwen van de gegevens. Ook ons salesteam gebruikt Power BI dagelijks, voor debiteurenbeheer, het bekijken van de voorraad, truckinformatie en het goedkeuren van facturen. Het is de plek waar alle data samenkomt.”
“Natuurlijk controleer ik structureel of alles goed gaat. Voor een deel blijft het mensenwerk.”
De voordelen
“Ik vind het slim dat we gebruik maken van deze standaard applicatie en die aanpassen aan onze eigen branche. Dat werkt in mijn ogen efficiënter dan het inrichten van een eigen systeem. Power BI is onderdeel van Microsoft, dus die partij is verantwoordelijk voor onderhoud en beheer. Dat scheelt ons werk, terwijl we wel profiteren van maximaal inzicht op een tijdbesparende manier. Daarnaast kun je binnen het systeem heel goed kaderen wat wel en niet zichtbaar is voor anderen. Of wel zichtbaar, maar niet toegankelijk. Zo wil je natuurlijk dat het salesteam wel ziet welke facturen nog open staan. Maar niet dat zij boekingen kunnen uitvoeren. In Power BI is het eenvoudig om dat te regelen, waardoor je transparant data kunt delen zonder dat er dingen misgaan.”
De nadelen
“De kracht van de software is tegelijkertijd een nadeel. Er kan zóveel, dat je soms echt even terug moet naar de basis om niet verstrikt te raken in een web van data. ‘Wat willen we ook alweer écht weten?’ vraag ik mezelf regelmatig af. En daar keer ik dan letterlijk naar terug. Verder is het voor ons belangrijk dat er over elke truck die in- of uitgaat specifieke informatie in het systeem staat. Elke vrachtwagen heeft een eigen pdf-bestand, dus dat zijn er in totaal nogal wat. Omdat Power BI steeds opnieuw alle pdf-bestanden ophaalt, duurt het lang om rapportages te laden en data te vernieuwen. Voor een snellere werking zou ik het graag voor elkaar krijgen om de oude informatie vast te houden en alleen de data die erbij gekomen is te uploaden.”
Advies aan anderen
“Twijfel je over het inzetten van Power BI? Ik zou het gewoon doen, omdat het zóveel tijd bespaart. Maar geef jezelf wel de tijd en ruimte om met het systeem te leren werken. Zelf heb ik samen met een collega een vijfdaagse cursus gevolgd om de basis onder de knie te krijgen. Daarna was het vooral een kwestie van doen. Met af en toe een beetje hulp van ChatGPT, om formules te schrijven. Kortom: het is even een investering om alle opties te verkennen en te leren bouwen. En alles wat je bouwt, moet daarna ook in de lucht gehouden worden. Maar als het systeem eenmaal staat, kun je het keer op keer gebruiken. En precies daarin zit de winst.”
Meer lezen over innovaties bij ons op de werkvloer?